Poznaj podstawowe zasady dokonywania potrąceń z wynagrodzeń z umowy o pracę

Dokonuje się ich w ściśle określonej kolejności, w ramach obowiązujących limitów i do wysokości kwoty wolnej od potrąceń. Zatem z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:

1. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych – do wysokości trzech piątych (60%) wynagrodzenia,

2.sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne – do wysokości połowy wynagrodzenia,

3. zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi – do wysokości połowy wynagrodzenia,

4. kary pieniężne – w granicach określonych w art. 108 Kodeksu pracy.

Potrąceń dokonuje się we wskazanej kolejności, przy czym wymienione w pkt 2 i 3 nie mogą w sumie przekroczyć połowy wynagrodzenia, natomiast łącznie z potrąceniami, o których mowa w pkt 1 – 60% wynagrodzenia. Niezależnie od tych ujęć, kary pieniężne potrąca się w granicach określonych w art. 108.

Należności alimentacyjne mają bezwzględne pierwszeństwo przed innymi ujęciami, przy czym granica (60%) wynagrodzenia netto to jedyny obowiązujący limit, jako że ustawodawca nie wprowadził tu ograniczenia w postaci kwoty wolnej od potrąceń. Co więcej, nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości.

Dodatkowo, przy zachowaniu wskazanych zasad, potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych pracodawca dokonuje również bez postępowania egzekucyjnego, tj. na wniosek wierzyciela na podstawie przedłożonego przez niego tytułu wykonawczego z wyjątkiem przypadków gdy:

■świadczenia alimentacyjne mają być potrącane na rzecz kilku wierzycieli, a łączna suma, która może być potrącona, nie wystarcza na pełne pokrycie wszystkich należności alimentacyjnych,

■wynagrodzenie za pracę zostało zajęte w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej.

Ponadto z diety przysługujące z tytułu podróży służbowej pracownika podlegają egzekucji do 50% ich wysokości, o ile egzekucja ta dotyczy alimentów. Co istotne, inne niż diety należności delegacyjne, czyli zwrot kosztów noclegów, przejazdów, a także pozostałych udokumentowanych wydatków są wolne od potrąceń (przykład 1).

Ponieważ często się zdarza, że służby kadrowe błędnie kwalifikują „zaliczki” (pkt 3) jako podlegające ujęciom obowiązkowo, trzeba wyjaśnić, że nie chodzi tu zaliczki wypłacone pracownikowi na poczet przyszłego wynagrodzenia. Te bowiem podlegają, co do zasady, oskładkowaniu i opodatkowaniu i są pod kątem należności publiczno – prawnych traktowane na równi z wynagrodzeniem. W przepisie tym mowa o zaliczkach pieniężnych udzielonych zatrudnionemu na wydatki czynione na potrzeby pracodawcy (np. zakup materiałów biurowych, części zmiennych itp.). Środki te podlegają rozliczeniu w terminach wskazanych przez pracodawcę, a w przypadku gdy zatrudniony nie dokonał takiego rozliczenia, mogą – w ramach ujęć obowiązkowych – zostać potrącone z jego wynagrodzenia, oczywiście o ile limit i kwota wolna na to pozwolą.

Kary pieniężne, o których mowa w art. 108 Kodeksu pracy, podlegają ujęciom z wynagrodzenia niezależnie od innych potrąceń obowiązkowych. Można je jednak nałożyć na pracownika wyłącznie w ściśle określonych okolicznościach. Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować karę upomnienia lub nagany. Natomiast karę pieniężną można pracownikowi wymierzyć za nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy. Co istotne, kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń, o których mowa w pkt 1–3. Warto dodać, że wpływy z takich kar przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.

Przy zbiegu potrąceń alimentacyjnych i sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne obowiązuje limit ujęć w wysokości 60% należnego pracownikowi wynagrodzenia netto. Ponieważ potrącenia alimentacyjne mają bezwzględne pierwszeństwo, możliwość realizacji ujęć komorniczych niealimentacyjnych zależy od tego, czy kwota wynagrodzenia, która pozostała po potrąceniu alimentów, jest na tyle wysoka, że można jeszcze zrealizować potrącenie niealimentacyjne do wysokości limitu i z zachowaniem kwoty wolnej od potrąceń (przykład 5).

Potrąceń dobrowolnych dokonuje się wyłącznie za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie.

Najczęściej są to raty pożyczek udzielanych z zakładowej kasy zapomogowo – pożyczkowej oraz wkład do tej kasy, jak również raty pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych czy wpłaty do instytucji ubezpieczeniowej należne tytułem składek ubezpieczenia grupowego, bądź składki z racji członkostwa w organizacji związkowej. Podpis złożony przez zatrudnionego na wniosku o udzielenie pożyczki czy deklaracji przystąpienia do ubezpieczenia grupowego lub związków zawodowych jest równoważny z wyrażeniem zgody na potrącenia. Ponadto do grupy dobrowolnych zalicza się wszystkie te ujęcia, które nie mieszczą się w wykazie obowiązkowych. Obowiązujące przepisy rozróżniają dwa rodzaje potrąceń dobrowolnych:

■należności na rzecz pracodawcy (ujęcie z zachowaniem minimalnego wynagrodzenia netto, czyli 100% kwoty wolnej od potrąceń),

■należności na rzecz innych podmiotów niezależnych od pracodawcy (ujęcie z zachowaniem 80% minimalnego wynagrodzenia netto).

Warto wyjaśnić, że w kontekście pożyczek należnościami na rzecz pracodawcy będą te z nich, których udzielono ze środków obrotowych firmy lub z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i innych funduszy zakładowych. Z kolei kasa zapomogowo – pożyczkowa jest podmiotem niezależnym, działającym w oparciu o wkłady wnoszone przez jej członków, a tym samym jako źródło finansowania obcym w stosunku do pracodawcy. To samo dotyczy składek ubezpieczenia grupowego i związkowych (przykład 3 i 4).

Często się zdarza, że pracodawcy mają problem z ujęciami dobrowolnymi z poborów pracownika, którego wynagrodzenie jest obciążone egzekucją alimentacyjną bądź niealimentacyjną (lub równolegle obiema). Dzieje się tak dlatego, że choć ujęcia dobrowolne nie są objęte limitem, to nie zostały wyłączone spod obowiązku przestrzegania kwoty wolnej od potrąceń. Większe pole manewru ma pracodawca wtedy, gdy ujęcie dobrowolne dotyczy należności na rzecz podmiotów niezależnych od pracodawcy (wymienione powyżej). Wówczas bowiem kwota wolna od potrąceń jest niższa, a w konsekwencji jest większa szansa na to, że po realizacji ujęcia obowiązkowego pozostanie jeszcze margines kwotowy na dokonanie potrącenia dobrowolnego. W związku z licznymi wątpliwościami pracodawców tym miejscu trzeba wyjaśnić, że zatrudniony nie może wyrazić zgody na potrącenie naruszające kwotę wolną, a jeżeli złoży oświadczenie w tej sprawie, to nie ma ono mocy prawnej. Wówczas odpowiedzialność za nieprzestrzeganie przepisów ponosi pracodawca. Jedynym wyjściem z tej sytuacji jest dokonywanie przez zatrudnionego dobrowolnych wpłat na rachunek bankowy firmy, lub bezpośrednio w kasie zakładu (przykład 3, 4).

W odniesieniu do kwestii związanych z potrąceniami, 2023 rok jest o tyle specyficzny, że nastąpi w nim dwukrotna zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, a to właśnie wynagrodzenie sprowadzone do wartości netto jest podstawą do ustalenia kwoty wolnej od ujęć zarówno obowiązkowych, jak też dobrowolnych. Zatem w 2023 roku minimalna płaca brutto wynosi:

■od 1 stycznia do 30 czerwca – 3.490 zł,

■od 1 lipca do 31 grudnia – 3.600 zł.

Tabele ze str. 19–21 przedstawiają kwoty wolne od potrąceń obowiązkowych i dobrowolnych w 2023 r., przy czym należy pamiętać, że:

■ulga „zerowy PIT” obejmuje przychody do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85.528 zł, przy czym przepisy przewidują cztery rodzaje takich ulg, tj. dla młodych do ukończenia 26. roku życia, dla rodzin 4 plus, dla seniorów, dla powracających do Polski.

■w przypadku pracowników, którzy przystąpili do pracowniczych planów kapitałowych, wartości przedstawione w tabelach ustalono przy założeniu wpłat podstawowych, tj. wpłaty do PPK finansowanej przez zatrudnionego w wysokości 2%, a finansowanej przez podmiot zatrudniający 1,5%, przy czym został uwzględniony podatek od przychodu osiągniętego przez pracownika z tytułu wpłaty do PPK finansowanej przez pracodawcę.

Orzecznictwo:

■Wyrok SN z 17 lutego 2004 r. (I PK 217/03)

■Wyrok SN z 14 listopada 1996 r. (I PKN 3/96)

■Wyrok Sądu Najwyższego z 6 stycznia 2009 r. (II PK 117/08)

■Uchwała Sądu Najwyższego w składzie 7 sędziów z 17 stycznia 2013 r. (II PZP 4/12)

Kwoty wolne od potrąceń obowiązkowych od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r. przy zastosowaniu 1/12 ulgi podatkowej (300 zł)

Kwoty wolne od potrąceń dobrowolnych od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r. przy zastosowaniu 1/12 ulgi podatkowej (300 zł)

Kwoty wolne od potrąceń obowiązkowych od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r. przy zastosowaniu 1/12 ulgi podatkowej (300 zł)

Kwoty wolne od potrąceń dobrowolnych od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r. przy zastosowaniu 1/12 ulgi podatkowej (300 zł)

W kolejnych numerach przeczytasz opozostałych zagadnieniach związanych z dokonywaniem potrąceń z wynagrodzenia za pracę, w tym na rzecz innych organów egzekucyjnych niż komornik sądowy, a także zasadach dokonywania potrąceń z zasiłków oraz z umów zlecenia