Rozdział II. Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Przedsiębiorca lub przedsiębiorcy dobrowolnie lub obligatoryjnie rozpoczynający prowadzenie ksiąg rachunkowych muszą przeprowadzić wiele czynności, dzięki którym prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości będzie możliwe.

Podstawą prowadzenia ksiąg rachunkowych jest określenie zakładanych przez jednostkę zasad rachunkowości. Ustawa o rachunkowości w art. 10 ust. 1 określa obowiązek dysponowania taką dokumentacją, a także wskazuje, że powinna ona zostać opracowana przed otwarciem ksiąg rachunkowych. Oznacza to, że jest to jedna z pierwszych czynności, do których jednostka musi się dokładnie przygotować.

Przyjęte zasady rachunkowości to wybrane i stosowane rozwiązania dopuszczone ustawą. Powinny one zapewniać wymaganą jakość sprawozdań finansowych. Ustawa o rachunkowości tylko ogólnie określa te zasady, dając jednostce swobodę wyboru szczegółowych rozwiązań. To właśnie te rozwiązania powinny być opisane w polityce rachunkowości.

Ustalając politykę rachunkowości, można skorzystać ze wskazówek zawartych w Krajowych Standardach Rachunkowości i stanowiskach je uzupełniających.

Jednostka potwierdzająca przyjęcie Krajowych Standardów Rachunkowości, jako jej zasad (polityki) rachunkowości, zobowiązuje się stosować wszystkie dotyczące jej standardy, w sprawach nieuregulowanych ustawą. Po ostatnich zmianach przepisów możliwe jest również wybiórcze stosowanie niektórych Krajowych Standardów Rachunkowości.

Kierownik jednostki może podjąć decyzję o zastosowaniu tylko wybranych Krajowych Standardów Rachunkowości spośród tych, które jej dotyczą. Wtedy wybrane rozwiązania z KSR, które odpowiadają specyfice jednostki, należy bezpośrednio wpisać do dokumentacji polityki rachunkowości.

Od 2019 r. zgodnie z pkt 3.2.2.a. KSR 7 jednostka może poinformować o włączeniu do przyjętych przez siebie zasad (polityki) rachunkowości tylko wybranych Krajowych Standardów Rachunkowości, co oznacza, że w sprawach nieregulowanych przepisami o rachunkowości stosuje wszystkie zapisy tych wybranych standardów. Nie jest właściwe powoływanie się na stosowanie wybranego Krajowego Standardu Rachunkowości i jednocześnie wybiórcze stosowanie jego postanowień.

Zorganizowanie rachunkowości jednostki

Ustawodawca określił, co oznacza pojęcie rachunkowości w art. 4 ust. 3 uor.

Rachunkowość jednostki obejmuje:

- przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,

- prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

- okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

- wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,

- sporządzanie sprawozdań finansowych,

 -gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,

- poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Przechodząc na księgi rachunkowe, trzeba zatem zweryfikować, czy wszystkie wymogi w tym zakresie zostały wzięte pod uwagę. Część z nich oczywiście będzie dotyczyła przyszłości – np. poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych. Jednak do niektórych zagadnień należy odnieść się już od samego początku prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Po pierwsze, trzeba określić, gdzie będą prowadzone księgi rachunkowe. Miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych może być siedziba jednostki lub też inne miejsce, poza jednostką, u podmiotu uprawnionego (w kraju lub poza nim na terenie Unii Europejskiej), prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, któremu powierzono obowiązki w zakresie rachunkowości.

W sytuacji powierzenia prowadzenia ksiąg poza siedzibą jednostki na kierowniku ciąży obowiązek zawiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych, w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg (zgodnie z art. 11a uor). Takie zawiadomienie może być dokonane zgodnie z przepisami o swobodzie działalności gospodarczej.

Dokumentacja księgowa będzie najprawdopodobniej przechowywana w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jeśli miałoby być inaczej, to także należy dopełniać obowiązków informacyjnych zgodnie z art. 11a uor. Bardzo istotne jest to, że kierownik jednostki, w myśl art. 4 ust. 5 uor, ponosi pełną odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, nawet jeśli jej prowadzenie powierza innej osobie.