Rozdział III. Inwentaryzacja

Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja to podstawa do sporządzenia rzetelnego sprawozdania finansowego. Przestrzeganie zasad inwentaryzacji jest też ważne, gdy podatnik prowadzący dotychczas PKPiR rozpoczyna prowadzenie ksiąg rachunkowych. Głównym jej celem jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki oraz doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do ich zgodności ze stanem faktycznym.

Przeprowadzenie, a następnie wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg handlowych, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Oprócz regulacji ustawy o rachunkowości warto skorzystać z wytycznych zawartych w opublikowanym 28 lipca 2016 r. komunikacie ministra finansów dotyczącym ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu dotyczącego inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów.

Instrukcje inwentaryzacyjne mają stanowić pomoc w organizacji spisu i jego przebiegu, doborze właściwych, dostosowanych do warunków czynności spisowych. Może to być jedna, całościowa instrukcja albo kilka instrukcji przeznaczonych:

a) zestaw 1 – dla członków komisji inwentaryzacyjnej, w której opisuje się w szczególności: zasady działania komisji i powoływania zespołów spisowych, ewentualnie kontrolerów spisowych, zakresy ich odpowiedzialności, podział na pola spisowe, przyjęte w jednostce uproszczenia lub szczególne procedury związane z inwentaryzacją drogą spisu z natury, opis dokumentacji inwentaryzacyjnej, zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, sposób przechowywania dokumentów,

b) zestaw 2 – dla zespołów spisowych, przy czym często są to instrukcje opisujące sposób wykonywania czynności spisowych odrębnie dla poszczególnych rodzajów zapasów (np. kątowników, prętów, szyn, blach, szyb, tkanin, desek, skór, cegieł, płytek i kształtek betonowych, rur, węgla i koksu, złomu, innych materiałów masowych, których ilości ustala się drogą pomiaru szacunkowego).

Częstotliwość, terminy i formy inwentaryzacji

Z zasady inwentaryzacji dokonuje się co roku.

W niektórych przypadkach możliwe jest rzadsze niż raz na rok przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury, pod warunkiem że zapasy lub środki trwałe są na terenie strzeżonym.

Ustawa o rachunkowości nie zawiera definicji takiego terenu – powinna być wskazana w instrukcjach obowiązujących w jednostce, najlepiej bezpośrednio w instrukcji inwentaryzacyjnej. Przykładowo można tam zapisać, że przez teren strzeżony rozumie się zamykane pomieszczenia z zainstalowanym systemem alarmowym lub teren odizolowany ogrodzeniem, zamykany bądź chroniony w inny sposób, np. przez dozorcę. Stanowisko KSR wskazuje, iż składowisko strzeżone to dozorowane w sposób ciągły, zamknięte (zabezpieczone) miejsce przechowywania (składowania, magazynowania) zapasów, do którego nie mają dostępu osoby nieuprawnione (postronne).

Nie narusza obowiązku przeprowadzenia spisu na ostatni dzień roku obrotowego przeprowadzenie go w odniesieniu do (art. 26 ust. 3 ustawy):

a) zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów objętych bieżącą ewidencją ilościowo-wartościową i przechowywanych w strzeżonych składowiskach (art. 26 ust. 3 pkt 2 ustawy) – w dowolnym dniu w ciągu 2 lat,

b) zapasów towarów i materiałów (opakowań) w punktach obrotu detalicznego objętych ewidencją wartościową (art. 26 ust. 3 pkt 4 ustawy) – w dowolnym dniu danego roku obrotowego,

c) zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – w dowolnym dniu danego roku obrotowego (art. 26 ust. 3 pkt 5 ustawy).

Dotrzymanie terminu przeprowadzenia inwentaryzacji ma szczególne znaczenie w jednostce sektora finansów publicznych, ponieważ przeprowadzenie inwentaryzacji z uchybieniem ustawowym wyczerpuje znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych.