Sprawozdania finansowe za rok 2022. Ważne wskazówki dla rozpoczynających prace nad nim

Sprawozdania finansowe sporządzają jednostki zobowiązane do stosowania ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej UoR). Sprawozdanie finansowe jest informacją o sytuacji majątkowej i finansowej firmy. Tworzone jest na potrzeby wewnętrzne firmy i dla podmiotów zewnętrznych.

Potrzeby wewnętrzne to przede wszystkim zarządzanie firmą, rozumiane jako analiza stanu należności i zobowiązań, stanu środków finansowych, kredytów i innych zobowiązań, ocena zdolności do regulowania zobowiązań, podejmowanie decyzji o możliwych inwestycjach, analiza zyskowności prowadzonej działalności.

Na podstawie zatwierdzonego sprawozdania finansowego ustala się wielkość zysku. Zysk ten może być pozostawiony w firmie jako zysk niepodzielony, np. na potrzeby takie jak pokrycie strat z lat poprzednich lub podzielony do wypłaty w postaci dywidendy dla właścicieli, premii dla pracowników lub przeznaczony na fundusz inwestycyjny.

Odbiorcami zewnętrznymi sprawozdań finansowych są przede wszystkim instytucje finansowe udzielające kredytów, kontrahenci dostarczający towar lub usługi z opóźnionym terminem płatności, inne firmy współpracujące, dla których istotna jest sytuacja finansowa firmy, urzędy skarbowe sprawdzające podstawę opodatkowania, urzędy statystyczne zbierające dane do statystyki gospodarczej.

Podstawowe elementy sprawozdania finansowego to:

1) bilans,

2) rachunek zysków i strat,

3) informacja dodatkowa,

oraz dodatkowe elementy sprawozdania finansowego dla wybranych jednostek:

4) zestawienie zmian w kapitale własnym,

5) zestawienie zmian w aktywach netto,

6) rachunek przepływów pieniężnych,

7) zestawienie lokat,

8) zestawienie informacji dodatkowych o alternatywnej spółce inwestycyjnej.

Do sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności.

Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Dniem zamknięcia ksiąg rachunkowych według art. 12 ust. 2 UoR jest:

1) dzień kończący rok obrotowy,

2) dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego,

3) dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,

4) dzień połączenia związany z przejęciem jednostki przez inną jednostkę,

5) dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka,

6) dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,

7) inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami.

Księgi rachunkowe zamyka się wstępnie nie później niż 3 miesiące od określonego dnia zamknięcia. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów w zbiorach stanowiących księgi rachunkowe.

Bilans jest zestawieniem majątku trwałego i obrotowego firmy oraz źródeł finansowania tego majątku. Majątek firmy to aktywa, a źródła finansowania to pasywa. W bilansie wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący dany rok obrotowy i na dzień kończący poprzedni rok obrotowy. Dane z dwóch okresów sprawozdawczych w bilansie dają możliwość szybkiego porównania danych z dwóch lat i szybkiego zauważenia zmian zachodzących w firmie.

Dane z dwóch kolejnych lat są podstawą do wyliczania wskaźników analizy finansowej.

Sprawozdanie finansowe jest sformalizowane. Zakres informacji przedstawianych w poszczególnych elementach sprawozdania finansowego oraz układ tych informacji (struktura) podają załączniki do UoR:

■załącznik 1 do UoR – zestawienie dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji,

■załącznik 2 do UoR – zestawienie dla banków,

■załącznik 3 do UoR – zestawienie dla zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji,

■załącznik 4 do UoR – zestawienie uproszczone dla jednostek mikro,

■załącznik 5 do UoR – zestawienie uproszczone dla jednostek małych,

■załącznik 6 do UoR – zestawienie dla jednostek prowadzących działalność pożytku publicznego.

Dane liczbowe do sprawozdania finansowego są pobierane z zestawienia obrotów i sald kont bilansowych księgi głównej.

Składniki aktywów w bilansie ułożone są według możliwości ich upłynnienia. Od najmniejszego do największego stopnia płynności. Stopień płynności jest tu rozumiany jako możliwość sprzedaży.

Dwupoziomowe uszeregowanie aktywów w bilansie według tej zasady wygląda następująco:

A. Aktywa trwałego

I. Wartości niematerialne i prawne

II. Środki trwałe

III. Należności długoterminowe

IV. Inwestycje długoterminowe

V. Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe

B. Aktywa obrotowe

I. Zapasy

II. Należności krótkoterminowe

III. Inwestycje krótkoterminowe

C. Należne wpłaty na kapitał

D. Udziały własne

Składniki pasywów w bilansie ułożone są według stopnia wymagalności zwrotu. Od najmniejszego stopnia wymagalności do największego stopnia wymagalności.

Dwupoziomowe uszeregowanie pasywów w bilansie według tej zasady wygląda następująco:

A. Kapitał własny

I. Kapitał podstawowy

II. Kapitał zapasowy

III. Kapitał z aktualizacji wyceny

IV. Pozostałe kapitały

V. Zysk (strata) z lat ubiegłych

VI. Zysk (strata) netto

VII. Odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna)

B. Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania

I. Rezerwy na zobowiązania

II. Zobowiązania długoterminowe

III. Zobowiązania krótkoterminowe

IV. Rozliczenia międzyokresowe

Zasady wyceny poszczególnych składników bilansu na dzień bilansowy określa art. 28 ust. 1 UoR i są one następujące:

■aktywa trwałe wycenia się w bilansie według wartości księgowej pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne, umorzeniowe i aktualizujące,

■rzeczowe aktywa obrotowe według cen nabycia nie większych niż ceny sprzedaży na dzień bilansowy,

■należności wycenia się według kwoty wymagającej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożno-ści,

■zobowiązania według kwoty wymagającej zapłaty,

■rezerwy według wiarygodnie oszacowanej wartości,

■kapitały własne według wartości nominalnej.

Rachunek zysków i strat, inaczej wynik finansowy, jest podstawowym miernikiem działalności każdej jednostki. Oblicza się go jako różnicę między sumą uzyskanych przychodów i sumą poniesionych kosztów w celu uzyskania tych przychodów. Gdy suma osiągniętych przychodów jest większa od sumy poniesionych kosztów mamy zysk, co znaczy, że jednostka jest rentowna. Gdy suma osiągniętych przychodów jest mniejsza od sumy poniesionych kosztów, mamy stratę, jednostka jest wtedy deficytowa.

Rachunek zysków i strat to zestawienie przychodów, kosztów, zysków i strat, obowiązkowego obciążenia wyniku finansowego za dany i poprzedni rok obrotowy. Podobnie jak bilans, jest to zestawienie sformalizowane. Zakres danych zawartych w rachunku zysku i strat jest określony dla danych jednostek w załącznikach do ustawy, o których była mowa wyżej.

Według podstawowego zestawienia określonego w załącznik 1 do UoR (najczęściej stosowanego) wynik finansowy dzieli się na wyniki cząstkowe.

Wyniki cząstkowe to:

■wynik na sprzedaży,

■wynik na pozostałej działalności operacyjnej,

■wynik na operacjach finansowych.

Łączna suma tych wyników tworzy tzw. wynik finansowy brutto.

Wynik finansowy ustalany jest jako suma wyników cząstkowych narastająco. Jest to tzw. segmentowa struktura wyniku finansowego. Taki sposób ustalania wyniku finansowego pozwala ustalić, jakie wyniki osiągnięto w poszczególnych segmentach działalności jednostki (sprzedaż, pozostała działalność, działalność finansowa).

Wynik finansowy brutto jest pomniejszany o podatek dochodowy i inne obowiązkowe obciążenia (np. wypłaty z zysku w przedsiębiorstwach państwowych i jednoosobowych spółkach skarbu państwa) i w rezultacie uzyskujemy wynik finansowy netto.

Wynik finansowy netto nazywamy jest wynikiem bilansowym, ponieważ jest elementem bilansu. Wykazywany jest po stronie pasywów w grupie kapitałów własnych. Zysk netto wykazywany jest z plusem, strata netto z minusem.

Istnieją dwa warianty rachunku zysków i strat:

■wariant porównawczy,

■wariant kalkulacyjny.

Warianty te różną się między sobą sposobem ustalania wyniku na sprzedaży (pierwszy wynik cząstkowy), pozostałe elementy są takie same w obu wariantach.

A. Przychody ze sprzedaży produktów, towarów i materiałów

B. Koszt sprzedanych produktów, towarów i materiałów

C. Zysk (strata) brutto ze sprzedaży (A–B)

D. Koszt sprzedaży

E. Koszty ogólne zarządu

F. Zysk (strata) ze sprzedaży (C–D–F)

------------------------------------------------------

G. Pozostałe przychody operacyjne

H. Pozostałe koszty operacyjne

I. Zysk z działalności operacyjnej (F + G – H)

J. Przychody finansowe

K. Koszty finansowe

L. Zysk (strata) brutto (I + J – K)

M. Podatek dochodowy

N. Pozostałe obowiązkowe obciążenia zysku (zwiększenie straty)

O. Zysk netto (L–M–N)

A. Przychody ze sprzedaży produktów, towarów i materiałów

I. Zmiana stanu produktów (zwiększenie wartość dodatnia, zmniejszenie wartość ujemna)

B. Koszty działalności operacyjnej

I. Amortyzacja

II. Zużycie materiałów i energii

III. Usługi obce

IV. Podatki i opłaty

V. Wynagrodzenia

VI. Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników

VII. Pozostałe koszty rodzajowe

VIII. Wartość sprzedanych towarów i materiałów

C. Zysk (strata) ze sprzedaży (A–B)

--------------------------------------------------------------

D. Pozostałe przychody operacyjne

E. Pozostałe koszty operacyjne

F. Zysk z działalności operacyjnej (C + D – E)

G. Przychody finansowe

H. Koszty finansowe

I. Zysk (strata) brutto (F + G – H)

J. Podatek dochodowy

K. Pozostałe obowiązkowe obciążenia zysku (zwiększenie straty)

L. Zysk netto (I–J–K)

Kierownik jednostki określa sposób ewidencji kosztów i wybiera wariant rachunku zysków i strat. Informacje te podaje w polityce rachunkowości.

Koszty mogą być ewidencjonowane:

■w układzie rodzajowym – zespół kont 4,

■w układzie kalkulacyjnym – zespół kont 5,

■w układzie rodzajowo-kalkulacyjnym – zespół kont 4 i zespół kont 5.

Wybór sposobu ewidencjonowania kosztów ma wpływ (determinuje) na wybór wariantu rachunku zysków i strat.

Ewidencjonowanie kosztów w układzie rodzajowym powoduje konieczność sporządzenia rachunku zysku i strat w wariancie porównawczym.

Ewidencjonowanie kosztów w układzie kalkulacyjnym powoduje konieczność sporządzenia rachunku zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym. Ewidencja kosztów w układzie rodzajowo-kalkulacyjnym daje możliwość wyboru wariantu rachunku zysów i strat.

Wyłącznie rodzajowy układ kosztów wybiera się, gdy nie ma potrzeby ustalania kosztów według miejsc ich powstawania. Taki rodzaj ewidencji kosztów wybierają jednostki prowadzące np. jeden rodzaj działalności handlowej lub usługowej albo jednostki prowadzące niewielkich rodzajów działalność produkcyjną o krótkim okresie produkcji wyrobów.

Koszty rodzajowe w wariancie porównawczym uwzględniają wszystkie nakłady poniesione w danym okresie sprawozdawczym. Nie są to jednak koszty, które można uznać za koszty uzyskania sprzedanych produktów, część tych kosztów może dotyczyć wyprodukowanych zapasów lub kosztów przyszłych okresów.

Jeżeli sprzedajemy zapasy wyprodukowane w poprzednim okresie sprawozdawczym lub produkujemy więcej niż sprzedajemy, to poniesione nakłady na produkcję zaewidencjonowane w układzie rodzajowym nie odzwierciedlają kosztu związanego z przychodem danego okresu. W celu zachowania współmierności kosztów do przychodów danego okresu wprowadzamy do wyniku w wersji porównawczej tzw. zmianę stanu produktów, jest to wielkość korygująca poniesione koszty rodzajowe.

Według ustalonego w załącznikach do ustawy zestawienia będącego wynikiem porównawczym, wielkość korygująca koszty rodzajowe podawana jest po stronie przychodów. Jeżeli zwiększamy koszty rodzajowe o koszty poniesione w innych okresach, to zmianę stanu podajemy z minusem, gdyż zwiększenie kosztów powoduje zmniejszenie przychodów. Jeżeli natomiast zmniejszamy koszty rodzajowe, to zmianę stanu produktów podajemy z plusem.

Informacja dodatkowa to część opisowa sprawozdania finansowego, w której podajemy dane i objaśnienia mające na celu rzetelnie i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

Informacja dodatkowa składa się z:

■wprowadzenia,

■dodatkowych objaśnień i informacji.

Wprowadzenie do Informacji dodatkowej to informacje o:

■przyjętych zasadach rachunkowości (polityka rachunkowości),

■wybranych metodach wyceny i sporządzania sprawozdania finansowego,

■zmianach w przyjętych zasadach rachunkowości, metodach wyceny i sporządzania sprawozdania finansowego w danym roku w stosunku do roku poprzedzającego i skutkach tych zmian.

Szczegółowy zakres objaśnień i informacji dla poszczególnych jednostek podają załączniki do ustawy. Według załącznika 1 do ustawy, który obowiązuje większość jednostek, informację dodatkową podzielono na 10 grup tematycznych:

1. Uszczegółowienie informacji o aktywach i pasywach, w tym między innymi:

■zmiana wartości początkowej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, 

■zmiana wartości umorzenia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,

■wartość odpisów aktualizujących aktywa,

■koszty prac rozwojowych,

■wartość gruntów użytkowanych wieczyście,

■wartość środków trwałych używanych na podstawie umów najmu, dzierżawy, leasingu lub innych umów,

■dane o strukturze kapitałów,

■propozycja podziału zysku lub pokrycia straty,

■dane o stanie i zmianach rezerw,

■podział zobowiązań na grupy wiekowe,

■dane o zobowiązaniach zabezpieczonych na majątku jednostki,

■wykaz rozliczeń międzyokresowych,

■informacja o środkach pieniężnych zgromadzonych na rachunku VAT.

2. Uszczegółowienie informacji o przychodach i kosztach, w tym między innymi

■podział przychodów według rodzajów działalności,

■podział według rynków gospodarczych, co najmniej na przychody krajowe i przychody zagraniczne,

■w przypadku sporządzania rachunku zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym dane o kosztach produktów wytworzonych na własne potrzeby oraz o kosztach rodzajowych, takich jak:

– amortyzacja,

– zużycie materiałów i energii,

– usługi obce,

– podatki i opłaty,

– wynagrodzenia,

– ubezpieczenia i inne świadczenia na rzecz pracowników, w tym emerytalne,

– pozostałe koszty rodzajowe.

■dane o działalności zaniechanej lub przewidzianej do zaniechania,

■koszt wytworzenia środków trwałych w budowie,

■rozliczenie różnicy pomiędzy wynikiem finansowym brutto a podstawą opodatkowania.

3. Informacja o zastosowanych kursach wyceny wielkości wyrażonych w walutach obcych.

4. Objaśnienia dotyczące struktury środków pieniężnych.

5. Informacje: o transakcjach z podmiotami powiązanymi, przeciętnym zatrudnieniu, wynagrodzeniach, kredytach i pożyczkach dla osób wchodzących w skład organów zarządzających i nadzorujących.

6. Informacje o błędach z lat poprzednich odniesionych na kapitał własny w danym roku oraz informacje o zdarzeniach zaistniałych po dniu bilansowym mających wpływ na sytuację majątkową, finansową oraz wynik finansowy.

7. Informacje o wspólnych przedsięwzięciach, które nie podlegają konsolidacji oraz informacje o jednostkach skonsolidowanych.

8. Informacje dotyczące połączenia jednostek, jeżeli takie zdarzenie nastąpiło w ciągu danego roku.

9. Informacje o zagrożeniach dotyczących kontynuowania działalności.

10. Inne informacje mające wpływ na ocenę sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Jednostki mikro (*) mogą sporządzać uproszczoną informację dodatkową. Musi ona zawierać co najmniej:

■informacje o zastosowanych zasadach rachunkowości, z podaniem metod wyceny aktywów i pasywów, sposobu naliczania amortyzacji oraz wyboru wariantu sprawozdania finansowego,

■informacje o zagrożeniach związanych z kontynuowaniem działalności lub ich braku.

Dla Informacji dodatkowej nie jest wymagana forma i podpis elektroniczny. Możemy ją dołączyć do sprawozdania finansowego w formie skanu.

Sprawozdanie z działalności sporządza kierownik jednostki. Zgodnie z art. 49 ust. 2 UoR, w sprawozdaniu z działalności kierownik jednostki podaje istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę efektów działalności, wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń.

Według art. 49 ust. 3 UoR, sprawozdanie z działalności powinno zawierać również wskaźniki efektywności, określające szybkość, z jaką jednostka obraca zapasami, należnościami i aktywami ogółem, oraz okres, po jakim jednostka przeciętnie spłaca swoje zobowiązania.

Podstawowe wskaźniki efektywności to:

■wskaźnik rotacji majątku obrotowego,

■wskaźnik rotacji należnościami,

■wskaźnik rotacji zapasów,

■wskaźnik średniego okresu windykacji należności.

Jednostki mikro i małe mogą w sprawozdaniu z działalności nie podawać wskaźników efektywności. Mogą nie sporządzać sprawozdania z działalności, pod warunkiem że w informacji dodatkowej poda się dane dotyczące nabycia udziałów własnych. Chodzi tu o informacje o przyczynie nabycia udziałów własnych, liczbie i wartości nominalnej nabytych lub zbytych udziałów.

Jeżeli takich zdarzeń w jednostce w danym roku obrotowym nie było, należy w informacji dodatkowej napisać, że w danym roku nie było takich zdarzeń i z tego powodu jednostka jest zwolniona ze składania sprawozdania z działalności.

Jednostki wpisane do KRS sprawozdanie z działalności sporządzają oraz podpisują elektronicznie. Sprawozdanie z działalności podpisują wszyscy członkowie zarządu. W przypadku sprawozdania z działalności nie jest wymagany konkretny format. Może to być plik xml, doc, pdf lub inny.

Od października 2018 roku sprawozdania finansowe sporządzamy w formie elektronicznej, podpisujemy elektronicznie indywidualnym kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem e- PUAP i wysyłamy przez portal Ministerstwa Sprawiedliwości lub ministra finansów, w zależności od jednostki, której dotyczy sprawozdanie finansowe.

Do Ministerstwa Sprawiedliwości (Repozytorium Dokumentów Finansowych Krajowego Rejestru Sądowego) sprawozdania finansowe składają jednostki wpisane do KRS, z kolei do Ministerstwa Finansów (Szefa Krajowej Administracji Skarbowej) sprawozdanie finansowe składają:

■podatnicy podatku dochodowego niewpisani do KRS, są to np. stowarzyszenia, fundacje, kluby sportowe,

■podatnicy podatku od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe.

Sprawozdania finansowe składamy w odpowiedniej strukturze i formacie.

Wzorzec struktur danych dla każdego typu e-sprawozdania finansowego (typy sprawozdania według załączników do UoR) podany jest w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów w postaci plików XSD.

Na podstawie plików XSD firmy informatyczne opracowują narzędzia (programy księgowe, aplikacje do tworzenia e-sprawozdań finansowych), które tworzą pliki w formacie XML i w takim formacie wysyłamy sprawozdania finansowe do wskazanych organów.

Format XML pozwala na przesyłanie i przetwarzanie danych między różnymi programami i systemami.

Sprawozdanie finansowe sporządzamy nie później niż 3 miesiące od dnia bilansowego.

Kwestię podpisywania sporządzonych sprawozdań finansowych reguluje art. 52 ustawy, według którego:

■sprawozdanie podpisuje osoba, która je sporządziła, najczęściej jest to osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, poprzez złożenie podpisu elektronicznego,

■w następnej kolejności sprawozdanie podpisuje kierownik jednostki, jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe podpisuje każdy członek tego organu przez złożenie podpisu elektronicznego.

Każdy popis elektroniczny zawiera datę podpisu, jest więc spełniony wymóg podania daty podpisu sprawozdania finansowego przez każdą podpisującą osobę – art. 52 ust. 2 ustawy.

Podpisane sprawozdanie finansowe zatwierdza organ zatwierdzający w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, obowiązek ten wynika z art. 53 ust. 1 ustawy.

Artykuł 3 ust. 7 jako organ zatwierdzający definiuje organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki.

W przypadku:

■jednoosobowej działalności gospodarczej – właściciel,

■spółki z o.o. – zwyczajne zgromadzenie wspólników,

■spółki cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej – wspólnicy,

■spółki komandytowo-akcyjnej – walne zgromadzenie,

■spółki akcyjnej – zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy,

■stowarzyszenia, spółdzielnie – walne zgromadzenie członków,

■fundacji – rada fundacji

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego następuje przez przyjęcie uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.

Po 15 dniach od zatwierdzenia należy sprawozdanie finansowe wysłać do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) w Krajowym Rejestrze Sądowym lub do szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Składanie sprawozdań przez RDF jest bezpłatne, ale wymagane jest założenie konta dla danej jednostki.

Konto może założyć osoba uprawniona do reprezentowania podmiotu na stronie pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl.

Wchodząc na stronę Ministerstwa Sprawiedliwości przez adres https://ekrs.ms.gov.pl, mamy dostępne cztery okna (zakładki) ułożone poziomo.

1. Wyszukiwarka KRS.

2. S24 Rejestracja Spółki i inne wnioski.

3. Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych.

4. Przeglądarka dokumentów finansowych.

Aby utworzyć konto, wybieramy drugie okno – „S24 Rejestracja Spółki i inne wnioski”, dalej wybieramy opcję „Utwórz konto”, podajemy adres e-mail, hasło, autoryzujemy dane podpisem elektronicznym lub podpisem ePUAP.

Mając konto w systemie, możemy przejść do trzeciego okna „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”. System poprosi nas o zalogowanie. Przechodzimy na następną stronę i mamy ponownie cztery okna (zakładki).

Bezpłatne zgłaszanie dokumentów:

1. Przygotowywanie i składanie zgłoszeń.

2. Przeglądanie złożonych zgłoszeń.

3. Podpisywanie zgłoszeń udostępnionych do podpisu.

4. Powiadomienia.

Wybieramy pierwsze okno „Przygotowywanie i składanie zgłoszeń”. Po wybraniu opcji „Dodaj zgłoszenie” system prosi nas o numer KRS danego podmiotu.

Dalej mamy do przejścia cztery osobne strony.

Pierwsza strona oznaczona 1 to dane podmiotu, lista osób uprawnionych do reprezentacji oraz lista złożonych dotychczas dokumentów do repozytorium DF. System pokazuje te dane bez naszego udziału.

Na następną stronę przechodzimy, wybierając opcję „Dalej”.

Kolejne strony oznaczone 2 i 3 służą do rejestracji zgłoszenia, przez nadanie mu własnej nazwy, wybranie okresu czasowego, za który składane jest sprawozdanie, oraz wybranie ze słownika rodzaju zgłoszenia, mamy tu do wyboru dwa rodzaje zgłoszeń:

■składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych,

■składanie sprawozdań finansowych grup kapitałowych i innych dokumentów.

Następnie przystępujemy do najważniej czynności, czyli dodawania poszczególnych elementów sprawozdania finansowego.

Każdy plik dodajemy osobno za pomocą opcji „dodaj dokument”.

Po dodaniu wszystkich dokumentów wchodzących w skład naszego zgłoszenia przechodzimy na stronę 4. Na tej stronie włączamy opcje „Weryfikuj” i „Podpis”.

System podaje listę osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu i jedna z tych osób może podpisać zgłoszenie i wysłać do repozytorium DF. Na adres e-mail, którym logowaliśmy się do systemu, dostajemy jedno potwierdzenie o wysłaniu i drugie o zarejestrowaniu dokumentów w RDF.

Jednostki zarządzane przez cudzoziemców, którzy nie mają numeru PESEL, składają sprawozdania przez portal S24, w formie wniosku o dołączenia zmian, tu wymagana jest opłata za wysłanie sprawozdania finansowego.

Do szefa KAS sprawozdanie finansowe wysyłają:

■podatnicy podatku dochodowego niewpisani do KRS, są to stowarzyszenia, kluby sportowe,

■podatnicy podatku od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe.

Do sporządzania, podpisywania, wysyłania sprawozdań finansowych do szafa KAS służy strona http://e-sprawozdania. mf.gov.pl.

Na tej stronie można utworzyć nowe sprawozdanie finansowe, podpisać pobrane z dysku sprawozdanie finansowe za pomocą podpisu zaufanego, wysłać, edytować i odebrać potwierdzenie wysyłki (UPO).

Na stronie mamy następujące zakładki:

■Utwórz nowe

■Podpisz sprawozdanie

■Wyślij sprawozdanie

■Wczytaj sprawozdanie

■Odbierz UPO

■Wyślij dokument

■Wizualizacje sprawozdań

Do tworzenia sprawozdania finansowego służy zakładka „Utwórz nowe”.

Tu podajemy:

■dane jednostki,

■okres, za jaki tworzymy sprawozdanie,

■PKD przeważającej działalności,

■informację dotyczącą kontynuowania działalności,

■politykę rachunkowości,

■wariant wyniku finansowego (proporcjonalny, kalkulacyjny),

■zasady sporządzania sprawozdania finansowego (według którego załącznika do ustawy je sporządzono).

Po podaniu tych danych system udostępnia formularze elementów sprawozdania finansowego, takie jak:

■bilans,

■rachunek wyników,

■zestawienie zmian,

■rachunek przepływów pieniężnych,

■informacja dodatkowa i objaśnienia.

Sprawozdanie tworzymy przez wprowadzenie danych z danego i poprzedniego roku obrotowego, zapisanie wprowadzonych danych oznacza utworzenie sprawozdania finansowego w pliku XML. Plik ten możemy zapisać na pulpicie naszego komputera. Mamy też możliwość dołączenia do sprawozdania załączników w plikach PDF, np. uchwał zatwierdzających sprawozdanie finansowe.

Do wysyłki sprawozdań finansowych służy zakładka „Wyślij sprawozdanie”.

Na początku odpowiadamy na pytanie, jakiego podmiotu dotyczy sprawozdanie. Mamy do wyboru:

■osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą,

■osoba będąca podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych niewpisana do KRS.

Dalej wybieramy opcję „załaduj plik”. Z pulpitu pobieramy plik sprawozdania finansowego w XML utworzony i podpisany wcześniej za pomocą zakładek lub przez inne programy i aplikacje. Po wyborze opcji „otwórz” plik zostanie pobrany.

Opcja „Dalej” otwiera ekran z danymi podmiotu takimi jak: nazwa, adres, NIP, KRS oraz danymi, za jaki okres sporządzono sprawozdanie i kto podpisał oraz kiedy. Dane te są pobrane z pliku XML.

Podajemy adres e-mail osoby upoważnionej do kontaktów w imieniu jednostki, dołączamy pliki z uchwałami i wysyłamy sprawozdanie.